В чем преимущества электронного документооборота?

Необходимость перехода от традиционного бумажного делопроизводства к соответствующей требованиям современности системе электронного документооборота (СЭД) обсуждается уже давно.

Однако практика свидетельствует, что многие компании относятся крайне недоверчиво к такого рода инновациям, и не спешат отказываться от массивных папок с бумагами.

Сегодня мы рассмотрим основные преимущества, которые может обеспечить система электронного документооборота на практике.

Плюсы и достоинства СЭД

1. Повышение показателей производительности работы всей организации. Только представьте, какое количество времени можно сэкономить, имея в своем распоряжении СЭД, позволяющую находить документы максимально быстро! К тому же, в системе вы сможете за считанные секунды найти последнюю версию любого интересующего вас документа. Следовательно, СЭД способна решить и проблему актуальности документации.

2. Снижение отрицательного влияния человеческого фактора. Последний неизбежно влечет за собой ошибки и неточности, которым явно не место в документации. И если найти пропавшую бумагу иногда бывает невозможно, то в СЭД эта проблема вообще не возникнет: документ в ней просто не может потеряться.

3. Снижение материальных расходов организации. Автоматизация работы позволяет повысить производительность сотрудников, а сама электронная система исключает издержки на расходные материалы, необходимые для традиционного бумажного документооборота.

4. Коллективная доступность документов. С СЭД вам больше не придется создавать многочисленные копии бумаги, с которой нужно оперативно ознакомиться сразу нескольким сотрудникам. В системе с одним и тем же файлом могут одновременно работать несколько пользователей.

5. Исключение возможности повреждения документации. Пожары, сырость, грызуны – главные опасности, которые поджидают бумаги в архивах и хранилищах.

Конечно, полностью перейти на электронные документы в данный момент невозможно, ведь законодательство устанавливает обязательную бумажную форму для ряда документов. К счастью, процент последних не так велик, что делает использование СЭД целесообразным для любых организаций.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Комментарии закрыты.